Γράφει ο Δημοσθένης Κωστούλας, MBA MSc BSc *
Έξι ολόκληρα χρόνια από την έναρξη εφαρμογής του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (679/2016 / GDPR), τίθεται το ερώτημα του πόσες επιχειρήσεις, οργανισμοί και φορείς του ιδιωτικού και δημόσιου τομέα είναι ουσιωδώς συμμορφωμένοι με τους βασικούς κανόνες και τις απαιτήσεις σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζονται στα πλαίσια της δραστηριότητας τους. Και δεν γίνεται λόγος μόνο για τον ορισμό ενός υπεύθυνου προστασίας δεδομένων (ο οποίος στην πλειονότητα των περιπτώσεων είναι τυπικός), αλλά για την ουσιαστική ανάπτυξη και εφαρμογή ενός στιβαρού προγράμματος συμμόρφωσης, μέσω του οποίου θα μεγιστοποιείται η ασφάλεια και η ακεραιότητα των – υπό επεξεργασία – προσωπικών δεδομένων και θα ελαχιστοποιείται η πιθανότητα διαρροής τους ή/και κακόβουλης μεταχείρισης τους.
Στο πλαίσιο αυτό, ένας οργανισμός (ως “υπεύθυνος επεξεργασίας”) θα έπρεπε να αποδεχθεί ότι, για μια ουσιαστική συμμόρφωση, απαιτούνται ανθρώπινοι και υλικοί πόροι, καθώς και η δέσμευση της ίδιας της Διοίκησης και των ανθρώπων που συμμετέχουν στην λήψη αποφάσεων.
ΦΑΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Εφόσον κριθεί ότι η συμμόρφωση είναι απαραίτητη, η διοίκηση ενός οργανισμού θα πρέπει να επιλέξει σε ποιόν θα ανατεθεί το έργο της συμμόρφωσης. Όπως και στην περίπτωση διορισμού του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων (εφεξής DPO), ένας οργανισμός θα μπορούσε να εξετάσει το ενδεχόμενο της ανάθεσης του έργου συμμόρφωσης σε καταρτισμένο άτομο ή άτομα που απασχολούνται ήδη στον οργανισμό ή να εξετάσει το ενδεχόμενο ανάθεσης του έργου συμμόρφωσης σε εξωτερικό σύμβουλο με αποδεδειγμένη δραστηριότητα στο συγκεκριμένο τομέα.
Από την στιγμή που θα γίνει η τελική επιλογή του τρόπου συμμόρφωσης, θα πρέπει να ξεκινήσουν οι διαδικασίες προς αυτήν την κατεύθυνση. Καταρχάς, και στις δύο περιπτώσεις (εσωτερική ή εξωτερική ανάθεση), θα πρέπει να συμπληρώνεται ένα ερωτηματολόγιο αρχικής αυτο-αξιολόγησης σχετικά με το υφιστάμενο επίπεδο προστασίας δεδομένων του οργανισμού. Αυτό θα βοηθήσει τόσο τον οργανισμό, όσο και τον υπεύθυνο συμμόρφωσης, για να γνωρίζουν από ποια βάση εκκινούν. Η διαδικασία της αυτο-αξιολόγησης θα πρέπει να είναι ενδελεχής και να επεκταθεί σε όλες τις δραστηριότητες και διεργασίες του οργανισμού.
Επιπλέον, σε περίπτωση εξωτερικής ανάθεσης, θα πρέπει ο οργανισμός να ορίσει έναν ή και παραπάνω υπεύθυνους επικοινωνίας με την ομάδα συμμόρφωσης και, επιπλέον, να ορίσει μια στενή «ομάδα εργασίας».
Τέλος, σε αυτήν την φάση, κρίνεται απαραίτητη και μια επίσημη ενημέρωση του προσωπικού, σχετικά με την επικείμενη ανάπτυξη και εφαρμογή του προγράμματος συμμόρφωσης, καθώς και για την εμπλοκή όλων των βαθμίδων ιεραρχίας και όλων των τμημάτων σε αυτήν την συλλογική προσπάθεια.
ΦΑΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Όπως είναι αντιληπτό, σκοπός είναι η διασφάλιση του μέγιστου βαθμού συμμόρφωσης του οργανισμού στις απαιτήσεις και τις προϋποθέσεις του GDPR, με γνώμονα η συμμόρφωση να μην δημιουργεί εμπόδια στην καθημερινή λειτουργία και δραστηριότητα του οργανισμού. Το πρόγραμμα συμμόρφωσης χωρίζεται σε επιμέρους στάδια, κάθε ένα από τα οποία είναι σημαντικό, αφού αποτελούν ενδιάμεσους κρίκους που θα οδηγήσουν στην τελική συμμόρφωση του οργανισμού.
1.ΠΡΩΤΗ ΦΑΣΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Στην πλειονότητα των περιπτώσεων, το έργο συμμόρφωσης ξεκινάει με μια πρώτη συνάντηση, για να ακολουθήσουν πολλές άλλες συναντήσεις και ανταλλαγές πληροφοριών. Στην πρώτη συνάντηση διαμορφώνεται ένα κοινά αποδεκτό πλάνο ενεργειών, χωρισμένο σε επιμέρους στάδια και με σαφή χρονοδιαγράμματα, ενώ παράλληλα τίθενται επί τάπητος τα βασικά θέματα και οι διαδικασίες που θα πρέπει να ακολουθηθούν.
Στην φάση αυτή πραγματοποιούνται οι πρώτες γενικές εκπαιδεύσεις για την ευαισθητοποίηση Διοίκησης και προσωπικού, με απώτερο σκοπό την σταδιακή ανάπτυξη μιας κουλτούρας προστασίας δεδομένων.
- Ευρετήριο Προσωπικών Δεδομένων και Αρχείο Ροών Δεδομένων
Τόσο το Ευρετήριο Προσωπικών Δεδομένων, όσο και το Αρχείο Ροών Δεδομένων, αποτελούν προπομπούς του Αρχείου Χαρτογράφησης, του Αρχείου Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας, αλλά και της μετέπειτα Μελέτης Αποκλίσεων. Τα δεδομένα συλλέγονται από συμπεράσματα που προκύπτουν τόσο από συναντήσεις και προφορικές συζητήσεις, όσο και μέσω της διανομής και συμπλήρωσης ειδικού ερωτηματολογίου.
- Αρχείο Χαρτογράφησης
Αποτελεί μια χρήσιμη ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων και των κινδύνων που ελλοχεύουν. Στο συγκεκριμένο αρχείο πραγματοποιείται μια παρουσίαση των ευρημάτων ανά τμήμα ή/και θέση εργασίας που σχετίζονται με την προστασία των δεδομένων. Η συγκεκριμένη μελέτη θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις ήδη εντοπισμένες δραστηριότητες του οργανισμού και αποτελεί την βάση όλων των επόμενων παραδοτέων.
- Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας
Μαζί με την Αρχείο Χαρτογράφησης, σε αυτήν την φάση προετοιμάζεται και απαραίτητο Αρχείο Δραστηριοτήτων, στο οποίο θα πρέπει να απεικονίζονται με λεπτομέρεια όλα όσα ορίζει ο GDPR.
Πέρα από τα παραδοτέα αρχεία που προαναφέρθηκαν, στην πρώτη φάση του προγράμματος συμμόρφωσης συστήνεται να ξεκινήσει η υλοποίηση και συγκεκριμένων κρίσιμων διορθωτικών οργανωτικών και τεχνικών μέτρων, για τα οποία κρίνεται σκόπιμο να μην υπάρξουν καθόλου καθυστερήσεις.
2.ΔΕΥΤΕΡΗ ΦΑΣΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Στην δεύτερη φάση του προγράμματος συμμόρφωσης, πραγματοποιούνται νέες επισκέψεις σύμφωνα με την εξέλιξη της συμμόρφωσης, ενώ συζητούνται τα παραδοτέα αρχεία της πρώτης φάσης, με περαιτέρω εμβάθυνση σε όσα πεδία είναι σημαντικά ή για τα οποία ενδεχομένως να υπάρχουν απορίες.
- Ανάλυση Αποκλίσεων
H Ανάλυση Αποκλίσεων έχει σκοπό τον εύρεση των νομικών, κανονιστικών, οργανωτικών και τεχνολογικών αποκλίσεων ως προς τις απαιτήσεις και τις προϋποθέσεις του Κανονισμού. Θα μπορούσε να ειπωθεί ότι η συγκεκριμένη ανάλυση αφορά μια επαλήθευση των προβληματικών πεδίων που βρέθηκαν από την φάση της αρχικής χαρτογράφησης, μόνο που εδώ συσχετίζονται με συγκεκριμένες απαιτήσεις του Κανονισμού και της κείμενης νομοθεσίας.
- Ανάλυση Κινδύνων
Αν και η ενδεδειγμένη μέθοδος για την εκτίμηση του επιπέδου ασφάλειας σχετικά με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί η υλοποίηση της Μελέτης Αντικτύπου (DPIA), σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 35 του ΓΚΠΔ, η προαναφερόμενη εκτίμηση και αξιολόγηση των κινδύνων, που απορρέουν από την επεξεργασία, πρέπει να διενεργείται σε κάθε περίπτωση, ακόμα και στις περιπτώσεις επεξεργασιών για τις οποίες δεν απαιτείται διενέργεια μελέτης αντικτύπου. Η ανάλυση συστήνεται να υλοποιείται τόσο πριν, όσο και μετά από την εφαρμογή των προτεινόμενων μέτρων.
- Μελέτη Αντικτύπου
Σύμφωνα με τον Άρθρο 35 του Κανονισμού 679/2016, «όταν ένα τύπος επεξεργασίας, ιδίως με την χρήση τεχνολογιών, λαμβανομένων υπόψη της φύσης, του πλαισίου, του πεδίου εφαρμογής και των σκοπών επεξεργασίας, είναι πιθανόν να προκαλέσει μεγάλο κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας, πριν από την επεξεργασία, προβαίνει σε εκτίμηση επιπτώσεων των προβλεπόμενων πράξεων επεξεργασίας στην προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα».
3.ΤΡΙΤΗ ΦΑΣΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
H τελευταία φάση του προγράμματος συμμόρφωσης αποτελείται από συναντήσεις κατά τις οποίες συνοψίζονται εκ νέου όλα τα παραδοτέα αρχεία, με αναφορά στους κινδύνους / ευρήματα και στα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Τα επόμενα βήματα που θα ακολουθήσει ο οργανισμός είναι πολύ σημαντικά για την διαρκή και ουσιαστική του συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του GDPR. Παράλληλα, υλοποιούνται και οι τελευταίες εκπαιδεύσεις για το προσωπικό που πιθανόν απουσίαζε από τις αρχικές εκπαιδεύσεις.
- Πρόγραμμα Υλοποίησης Προτεινόμενων Μέτρων
Σε αυτήν την φάση υλοποιείται και παραδίδεται το Πρόγραμμα Υλοποίησης Προτεινόμενων Μέτρων για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων (Action Plan). Πρόκειται μια λίστα των μέτρων με λεπτομέρειες για το ποιος / ποιοι θα το υλοποιήσουν, το status υλοποίησης, ένα χρονοδιάγραμμα υλοποίησης και σχετικές παρατηρήσεις. Το συγκεκριμένο αρχείο πρέπει να παρακολουθείται στην συνέχεια από τον DPO, ο οποίος και θα πρέπει να το διατηρεί μονίμως επικαιροποιημένο.
Βάσει του Προγράμματος Υλοποίησης Προτεινόμενων Μέτρων, σε αυτήν την φάση σχεδιάζονται και διανέμονται επίσημα καταγεγραμμένες πολιτικές, διαδικασίες και οδηγίες εργασίας, οι οποίες σχετίζονται με την ασφάλειας των δεδομένων και έχουν σαν σκοπό την κάλυψη των αποκλίσεων που εντοπίστηκαν κατά την δεύτερη φάση.
ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
Με την παράδοση και των τελευταίων Πολιτικών, Διαδικασιών, Οδηγιών Εργασίας, Εντύπων και άλλων παραδοτέων που συγκαταλέγονται στα προτεινόμενα μέτρα, μπορεί να θεωρηθεί ότι ολοκληρώνεται επισήμως το πρόγραμμα συμμόρφωσης του οργανισμού.
Ωστόσο, οι οργανισμοί είθισται να παρουσιάζουν σημεία απόκλισης μετά από το τέλος της περιόδου επίσημης συμμόρφωσης, με τα σημεία απόκλισης να μεγαλώνουν με το πέρασμα του χρόνου. Αυτή η αντίδραση μπορεί να θεωρηθεί σε κάποιο βαθμό δικαιολογημένη και αναμενόμενη, αφού η πίεση της καθημερινότητας και οι μεγάλες απαιτήσεις σε σχέση με την κύρια δραστηριότητα και την απρόσκοπτη λειτουργία ενός οργανισμού, μπορεί να θέσουν σταδιακά την προστασία των δεδομένων σε δεύτερη προτεραιότητα.
Για τους παραπάνω λόγους, η παρουσία ενός καταρτισμένου Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) πρέπει να είναι ουσιαστική και συνεχόμενη, μέσα από μια σειρά ενεργειών, οι οποίες θα καλλιεργούν και θα συντηρούν μια πιο μόνιμη κουλτούρα συμμόρφωσης εντός του οργανισμού. Ακόμα όμως και στις περιπτώσεις όπου δεν απαιτείται η παρουσία ενός DPO, οι οργανισμοί θα πρέπει από μόνοι τους να εφαρμόζουν όλα τα απαραίτητα για μια ουσιαστική συμμόρφωση με το GDPR και την κείμενη νομοθεσία σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων.
Πηγές: Τσιπτσέ, Ο. και Κωστούλας, Δ. (Ιανουάριος 2020), Η συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων GDPR EU 2016/679 – Πρακτικά Ζητήματα Υποδείγματα, Νομικές Εκδόσεις ΝΟΜΟΡΑΜΑ.ΝΤ, Αθήνα
* Ο Δημοσθένης Κωστούλας είναι έμπειρο στέλεχος με πλούσιες σπουδές και πολυετή εμπειρία σε θέσεις ευθύνης. Είναι κάτοχος τίτλου MBA , τίτλου MSc και τίτλου BSc, ενώ ταυτόχρονα είναι πιστοποιημένος Lead Auditor ISO 9001:2015, ISO 27001:2013 και DPO Executive / GDPR Expert. Ειδικότερα, από το 2011 έχει εξειδικευτεί:
- σε θέματα Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέσω της ανάπτυξης & εφαρμογής προγραμμάτων συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ (GDPR), την παροχή υπηρεσιών Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων και την σχετική εκπαίδευση φορέων & οργανισμών.
- σε Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας, μέσω της συμμετοχής / υποστήριξης στον εσωτερικό σχεδιασμό, την ανάπτυξη και την εφαρμογή Συστημάτων Ποιότητας, με γνώμονα πάντα την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών και την ασφάλεια των ενδιαφερόμενων μερών.